Dochádzkové systémy a spracovanie osobných údajov

V Brně dne 21. prosince 2022

V tomto dokumentu najdete informace o tom, jak námi dodávané docházkové čtečky DSi 800/700/600/502/501/500, přístupové terminály PSi 50/ACI, stravovací systémy SSi a stolní identifikátory pracují s otisky prstů a jakým způsobem dochází k jejich zpracování.

Pokud se rozhodnete používat otisky prstů a využívat je při Vašem provozu pomocí námi dodávaných hardwarových řešení a dále v našich informačních systémech, tak při jejich používání nedochází k uchovávání úplných biometrických údajů. Při zpracování otisku prstu dochází pouze k výběru některých rysů specifických pro daný otisk a daného jednotlivce, ze kterých je vytvořena biometrická šablona. Tímto dojde k redukci úplného biometrického obrazu (tj. otisku prstu) s tím, že před uložením do systému je tato šablona dále ještě zpracována matematickými operacemi (tzv. hashováním) tak, aby nebyla volně čitelná nebo zpětně rekonstruovatelná, a to ani z části. Samotné hashe jsou pak drženy buď ve čtečce samotné, a nebo po vaší žádosti o odeslání hashů do systému, dochází k jejich zkopírování do cloudu, kde jsou poté zálohovány, a to přímo v databázi vaší společnosti. Hashe jsou v cloudu uchovávány také v situaci, kdy se rozhodnete více čteček propojit a hashe otisků prstů mezi nimi sdílet. Každý jednotlivý otisk (nebo všechny otisky) pak můžete z cloudu snadno smazat, kdykoliv uznáte za vhodné, přičemž tímto bude také ihned odstraněn ze všech čteček.

O výše zmíněná technická řešení se staráme na naší straně, ale i přesto vyžaduje používání technologie zpracování otisků prstu pečlivý přístup také z vaší strany, protože dochází ke zpracování osobních údajů, které jsou současně biometrickými údaji dle čl. 4 bod 14) Obecného nařízení o ochraně osobních údajů Nařízení (EU) 2016/679 (dále jako „GDPR“). Nařízení GDPR spolu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále jako „zákon o zpracování OÚ“), totiž klade na zpracovávání takových údajů (mj. dle čl. 9 odst. 1 GDPR se totiž jedná o tzv. zvláštní kategorii osobních údajů) zvýšené nároky.

Pro optimální používání našich hardwarových řešení je tedy třeba pečlivě zvážit a posoudit přiměřenost konkrétního řešení a rizika s ním spojená. Praxe se totiž posunula a při zpracovávání biometrických údajů, ať už je založené na principu identifikace (jedná se o situaci, kdy systém rozpoznává jednotlivce odlišením od ostatních osob, tzn. porovnáním údajů 1:N) nebo na principu autentizace (dochází pouze k ověření totožnosti fyzické osoby porovnáním údajů 1:1), je třeba pečlivě informovat každého, jehož biometrické údaje se chystáte zpracovávat a většinou také získat od všech dotčených fyzických osob souhlas se zpracováním jejich osobních údajů.

Naše hardwarová řešení umožňují využití otisků prstů nebo využití čipů a je pouze na Vás, jak se rozhodnete s nimi pracovat. Měli byste však mít na paměti, že Vaše rozhodnutí bude mít dopad na to, za jakých právních podmínek je možné systém využívat.

Naše hardwarová řešení můžete využívat následovně:

1. Využití otisků prstů (identifikace) nebo kombinace čip+otisk prstu (autentizace)
Pokud chcete použít otisky prstů v zaměstnaneckých vztazích (např. k evidenci docházky), tak tento postup odpovídá systému identifikace nebo autentizace, což znamená, že při něm dochází ke zpracovávání zvláštních kategorií osobních údajů, na které se vztahuje přísnější režim čl. 9 GDPR. Zpravidla se tedy neobejdete bez výslovného svobodného, informovaného a zdokumentovaného souhlasu dotčených fyzických osob.
U zaměstnanců navíc platí specifické nároky, co se podmínek udělování souhlasu týká a zaměstnavatel by měl být mj. vždy schopen doložit, že souhlas byl, i přes podřízené postavení zaměstnance, udělen skutečně svobodně. To ve zkratce znamená, že zaměstnanci musí být nabídnuta alternativa, kterou u našich čteček a systémů může být možnost využití čipu.

2. Využití čipů
Pokud se rozhodnete používat pouze čipy, tak v tomto případě nebude docházet ke zpracovávání jakýchkoli biometrických údajů a je tak možné činit bez jakéhokoliv souhlasu dotčené fyzické osoby, které bude čip vydán.

Možnost, kterou si zvolíte, můžete nastavit přímo na čtečce nebo v programu pro každého zaměstnance zvlášť. Všechny výše uvedená hardwarová řešení v sobě mají tuto funkčnosti již od začátku a není nutné je nijak aktualizovat.

Obecně je potřeba uvést, že ať se již rozhodnete pro jakýkoliv způsob evidence docházky (tzn. i bez využití našich produktů), vždy se bude jednat o zpracovávání osobních údajů, u něhož bude nutné splnit nároky kladené GDPR a zákonem o zpracování. Vnímejte prosím výše uvedené informace jako obecné shrnutí současné praxe, což však neznamená, že je možné se jimi bez dalšího řídit. Každé nakládání s osobními údaji je třeba vždy posoudit na konkrétních příkladech a v konkrétních podmínkách každého z vás.

Úprava nastavení súborov cookie