Ako miliardári vedia, na ktoré aktivity sa oplatí zamerať a ktoré sú len stratou času? Inšpirujte sa od najúspešnejších podnikateľov a podnikateliek a zrýchlite a uľahčite si rozhodovanie pomocou Eisenhowerovej matice. Pomôže vám vyhodnotiť, ako najefektívnejšie investovať svoj pracovný čas a firemné financie.
Ignorujete nejakú úlohu, hoci je naliehavá? Alebo vedome venovať menej úsilia vybraným činnostiam? Hoci sa to na prvý pohľad môže zdať nezodpovedné, práve tieto kroky robia najschopnejší manažéri a majitelia firiem. Vedia totiž, že niektoré činnosti prinesú oveľa viac ako iné, a nemusia sa báť niektoré činnosti úplne vypustiť. Ako to vedia?
Eisenhowerova matica: úlohy vo štvorci
Eisenhowerova matica je nástroj na riadenie času, ktorý pomáha manažérom určiť priority a poradie práce. Táto technika, pomenovaná podľa prezidenta Dwighta Esenhowera, vychádza z predpokladu, že hoci niektoré činnosti nemožno odložiť, iné je celkom možné a dokonca vhodné delegovať alebo úplne vylúčiť. Ako jej zástancovia určujú, ktoré to sú, a aký je ich prínos?
Eisenhowerova technika krok za krokom
Eisenhowerovu matricu uviedol do povedomia verejnosti 34. americký prezident, ktorý najprv úspešne viedol Spojené štáty počas druhej svetovej vojny v úlohe generála, aby neskôr prevzal vedenie počas búrlivých 50. a 60. rokov minulého storočia. V oboch nepochybne náročných pozíciách prezident Eisenhower uplatňoval jedinečný systém rozhodovania.
Vždy, keď mu na stole pristála nová úloha, Eisenhower sa pýtal: „Je to dôležité? Môžem to odložiť na neskôr?“ A v závislosti od odpovedí vždy najprv roztriedil všetko, čo musel urobiť, do štyroch kategórií. Potom sa úlohami zaoberal v určitom poradí, ktoré odrážalo tieto kategórie. niektoré z nich. Iné odovzdal svojim podriadeným alebo ich úplne ignoroval.
Jeho pracovný itinerár potom vyzeral približne takto:
To, čo bolo v hornej polovici námestia, si Eisenhower zariadil sám. Táto časť by mala obsahovať všetky úlohy s dlhodobými dôsledkami. Obsahuje aj všetky problémy s najvýraznejšími negatívnymi dôsledkami. Úlohám v ľavom hornom rohu dal prednosť a snažil sa ich čo najskôr vyškrtnúť zo zoznamu.
Naopak úlohy, ktoré spadali do dolnej polovice štvorca, Eisenhower pokojne odsunul na vedľajšiu koľaj. Keďže mu bolo jasné, že na nich až tak veľmi nezáleží, mohol si dovoliť vypustiť ich z hlavy. Potom sa k svojmu zoznamu z času na čas vrátil a podľa vývoja situácie upravil rozloženie úloh.
Eisenhowerova matica v moderných spoločnostiach
Možno si hovoríte, že to pred päťdesiatimi rokmi fungovalo pekne, ale ako si to predstavujete v dnešnom firemnom prostredí? Zmenilo sa za ten čas niečo na celom procese?
Dobre, že sa pýtate. Základné princípy Eisenhowerovej matice, t. j. rozdelenie úloh podľa dôležitosti a ich časovej naliehavosti, zostali v podstate rovnaké dodnes. Stále platia a stále dobre fungujú v podnikateľskom prostredí. Moderný manažér má však viac možností, ako s výsledným zoznamom pracovať. Môže napríklad uprednostniť automatizáciu úloh z kvadrantu 3, ktoré by za starých čias delegoval.
Najúspešnejší profesionáli a biznismeni si šetria čas, aby ho investovali tam, kde prinesie najsladšie ovocie. Preto sa tak často zaraďujú medzi klientov Alvena. Alveno je najmodernejší dochádzkový a HR systém, ktorý automatizuje rutinné úlohy a poskytuje používateľom prehľad, ktorý potrebujú na efektívne rozhodovanie o zamestnancoch. Pozrite sa, ako môže pomôcť aj vám.
Ako však zistiť, kde sa majú úlohy uplatniť v praxi? Inšpirovať sa môžete napríklad našimi orientačnými otázkami, ktoré sú šité na mieru personálnym manažérom. Obsahujú aj tematické oblasti, ktoré môžu spadať do jednotlivých kvadrantov. Obsah kvadrantu 4 ponechávame na vašom posúdení.
Často kladené otázky
Aký je rozdiel medzi úlohami podľa Eisenhowerovej matice?
V Eisenhowerovej matici sú všetky činnosti rozdelené do štyroch kategórií podľa časovej naliehavosti a dôležitosti. Úlohy tak možno rozdeliť na:
- časovo naliehavé a dôležité
- časovo naliehavé a dôležité
- časovo naliehavé a nedôležité
- časovo naliehavé a nedôležité
Načo mi bude, keď si rozdelím úlohy podľa Eisenhowerovej matice?
Matica vám pomôže venovať maximum času a energie úlohám, ktoré sú skutočne dôležité. Pomáha vám tiež ujasniť si priority, vďaka čomu nebudete vynakladať príliš veľa úsilia na činnosti, ktoré sú menej dôležité.