Čo máme na mysli pod pojmom samoorganizujúci sa tím? Prečo by ste sa mali venovať tejto téme a ako takýto tím zaviesť vo vašej spoločnosti? To všetko sa dozviete v našom článku.
Čo je samoorganizujúci sa tím?
Ako naznačuje pomenovanie, ide o tím, ktorý je schopný prijímať vlastné rozhodnutia bez toho, aby bol kontrolovaný a riadený. To však nie je všetko, čo sa často dozviete, je kvantum práce, ktorá sa skrýva za samoorganizujúcimi sa (alebo tiež samosprávnymi) tímami: komunikácia, dôvera a následná zodpovednosť nielen za výsledok. Toto všetko musí ísť ruka v ruke, inak v podniku nikdy nemôže vzniknúť žiadny samosprávny tím.
Zamestnancov, ktorí dokážu byť sami sebe manažérmi, nájdeme v každej spoločnosti. Často sú to aj najskúsenejší odborníci v tíme. Dokážu spoľahlivo vykonávať prácu bez dohľadu a kontroly. Napriek tomu aj oni zvyčajne musia strácať čas podávaním správ svojmu manažérovi alebo nadriadenému.
Ako funguje samoorganizujúci sa tím?
Samostatne organizované tímy získavajú v posledných rokoch na popularite jednoducho preto, že spĺňajú potreby moderného pracoviska, kde sa kladie čoraz väčší dôraz na spoluprácu, kreativitu a hybridnú prácu. Niekedy ich spoločnosti zavádzajú aj tak trochu z núdze. Napríklad vtedy, keď znižujú počet svojich tímov a zistia, že sa im už neoplatí mať vedúceho.
V tíme bez manažéra zodpovednosť za pracovné procesy a výsledky prirodzene prechádza na samotných zamestnancov. Celý tím spolupracuje na riešení tradične manažérskych úloh, ako je hodnotenie efektívnosti práce, nastavenie systému práce a oznamovanie výsledkov vedeniu.
Samostatne riadené tímy bývajú menšie. Každý člen tímu má svoju jasne definovanú pozíciu. Všetci pracujú spoločne, aby zabezpečili splnenie stanovených úloh.
Tieto tímy majú tiež tendenciu k spontánnejším stretnutiam, eliminujú každodenné porady a pravidelné stretnutia. V rámci samoorganizujúceho sa tímu si ľudia často určia zástupcu, ktorý je často súčasťou firemných stretnutí a môže prevziať úlohu koordinátora projektu a kontakt s vedením. Tento vybraný zástupca tímu sa však môže po každom stretnutí ľahko zmeniť. Ďalším špecifickým znakom samoorganizujúceho sa tímu je často neobmedzené platené voľno. Tento benefit je založený na princípe prevzatia zodpovednosti za vlastnú agendu. Spoločnosť dôveruje zamestnancom, že túto výsadu nezneužijú a že si budú brať voľno tak, aby to nepoškodilo zvyšok tímu a aby to neovplyvnilo kvalitu ich práce.
Alveno: Dovolenka a dochádzka bez stresu pre vašu spoločnosť
Ak vaši zamestnanci stále pracujú v štandardnom režime, môžete si aspoň ušetriť starosti so sledovaním príchodov a odchodov a dovoleniek. Moderný dochádzkový a HR systém Alveno automaticky dokumentuje čas a dochádzku, takže nemusíte nič zadávať do Excelu.
9 dôvodov, prečo by aj vaša spoločnosť mala zaviesť samosprávne tímy
Zmeniť hierarchiu spoločnosti a prejsť od tradičného riadenia k samostatne riadeným tímom nie je jednoduché. Stojí to peniaze, čas a veľa úsilia – tak zo strany manažérov, ako aj zamestnancov. Na spoločnosti, ktorým sa to podarí, však čaká sladká odmena. Tieto tímy so sebou prinášajú doslova explóziu inovatívnych nápadov. Posilňujú vzťahy medzi zamestnancami a zbližujú tím s vedením.
Firemné hodnoty sú základom dobre fungujúcich, samoorganizujúcich sa tímov. Najmä hodnoty ako zodpovednosť, spoľahlivosť, sústredenosť a pokročilá komunikácia sú základnými kameňmi úspechu fungovania týchto tímov.
Čo presne by sme mali od tejto zmeny očakávať? Pozrite sa, čo prinášajú samoorganizujúce sa tímy firmám:
1. Zamestnanci posilňujú mäkké zručnosti
Ľudia v týchto tímoch ľahšie rozvíjajú nové zručnosti. Zrazu sa zapájajú do plánovania a skúšania množstva nových aktivít v práci. V dôsledku toho sa často naučia lepšie riešiť problémy a konflikty a ich komunikácia či dokonca organizácia práce sa stáva efektívnejšou.
2. Rozhodovanie sa zrýchľuje
Veľkou výhodou samosprávnych tímov je, že sa k rozhodovaniu dostanú ľudia s rôznymi pohľadmi a skúsenosťami. Takéto skupiny bývajú pri rozhodovaní kreatívnejšie a spravodlivejšie. Zároveň majú jednotlivci možnosť rozhodovať sa aj samostatne, bez súhlasu ostatných. Stačí im názor odborníka a zainteresovaných strán.
3. Rastie manažérsky potenciál zamestnancov
Tieto tímy dávajú zamestnancom možnosť vyskúšať si a precvičiť vedúce úlohy. Niektorí ľudia túto príležitosť v práci bežne nedostanú, ale v menších, samostatne riadených tímoch sú si všetci rovní. Každý sa môže dočasne ujať vedenia alebo aspoň významne ovplyvniť smerovanie tímu.
4. Zamestnanci rozvíjajú svoju kariéru
V niektorých tímoch môžu zamestnanci dočasne preskakovať z jednej práce na druhú, aby nasávali skúsenosti kolegov a spoznávali iné profesie.
Všetci zamestnanci majú záujem o profesionálny rozvoj a rast. Ak majú pocit, že stagnujú, môžu začať hľadať lepšie príležitosti inde. Naopak, v samostatne riadenom tíme sa môžu učiť prácou a pozorovaním a v bezpečnom prostredí si overiť, ako by sa im páčili iné pozície v spoločnosti, a podeliť sa o svoje postrehy s kolegami.
5. Ciele sa plnia efektívnejšie
Pri štandardných tímoch zvyčajne vedúci tím najprv povie manažérovi, aké ciele si pre svoj tím stanovil. Ten ich potom odovzdá ďalej a nadiktuje podriadeným, ako majú postupovať, aby tieto ciele splnili.
Existuje však riziko, že manažér pokazí výsledky svojho tímu napríklad tým, že mu neposkytne dostatok informácií alebo samostatnosti. Kvôli nedostatočnej komunikácii nemusia mať zamestnanci jasno v účele svojej práce, čo potom negatívne ovplyvňuje ich výkon.
Naopak, v koorganizačnom tíme sú to samotní zamestnanci, ktorí rozhodujú o tom, ako najlepšie využiť svoje schopnosti, čas a zdroje na spoločné dosiahnutie výsledkov. Majú jasnú predstavu o účele svojej práce a jej zdôvodnení. Počuli ho priamo z úst vedenia spoločnosti.
Výsledkom je, že samosprávne tímy vyžadujú len veľmi málo pozornosti a pomoci od nadriadených. Manažérom a nadriadeným tak zostáva oveľa viac času a energie na iné projekty a zamestnancov.
6. Rastie odborná kvalifikácia zamestnancov
Niektorí zamestnanci nie sú priťahovaní k riadiacim pozíciám. Radšej zbierajú odborné skúsenosti, aby sa mohli stať odborníkmi na určitú tému alebo lídrami vo svojom odbore. Samostatne riadené tímy sú pre takéto osobnosti ideálnym prostredím.
Keďže tímy zvyčajne pracujú v užších kolektívoch, každý zamestnanec má viac priestoru na sebarealizáciu. Sú plne zodpovední za prácu, ktorú vykonávajú, ale zároveň môžu do hĺbky spoznať pracovnú náplň svojich kolegov alebo procesy, ktoré používajú.
7. Zamestnanci pracujú ako tím
Niekedy stačí pocit, že človek je súčasťou tímu, a naša motivácia okamžite stúpne. O to viac, keď celý tím ťahá za jeden povraz.
V samoorganizujúcich sa tímoch je každý zodpovedný za svoje konkrétne úlohy. So zodpovednosťou ide ruka v ruke aj motivácia podávať dobré výkony. Zamestnanci sami chcú pomôcť svojmu tímu k úspechu.
Toto nastavenie ostro kontrastuje s tým, ako to vyzerá v tradičných tímoch, kde zamestnancom chýba zodpovednosť aj záujem. Nemusia tak úzko spolupracovať s ostatnými, ani im v skutočnosti príliš nezáleží na tom, ako dopadne celý tím.
8. Záujem a angažovanosť sa zvyšuje
V týchto tímoch zvyčajne pracujú zamestnanci, ktorí sú samostatní, majú potrebné zručnosti a schopnosti a sú osobne alebo profesionálne zainteresovaní na úspechu projektu.
Keď sa zapoja, automaticky sa cítia sebavedomejšie a chcú podať čo najlepší výkon. A ak navyše pracujú na projekte, ktorý ich zaujíma alebo zodpovedá ich odborným znalostiam, ich motivácia sa automaticky zvyšuje. A ako by aj nie, keď sa venujú činnosti, ktorá ich zaujíma.
9. Spoločnosť je efektívnejšia a produktívnejšia
Efektivita a produktivita idú ruka v ruke s úsporou času a peňazí zamestnávateľa. Keď americká spoločnosť RCAR Electronic prešla na systém tímov bez manažérov, už v nasledujúcom finančnom roku vykázala úsporu 10 miliónov dolárov.
V spoločnosti IRESOFT sme pred niekoľkými rokmi prešli na samoorganizujúce sa tímy. Vytvorili sme agilný manifest a po jeho implementácii sme ušetrili stovky hodín ročne.
Okrem toho spoločnostiam zostanú v rozpočte prostriedky, ktoré by za normálnych okolností investovali do náboru, školenia a odmeňovania vedúcich tímov. Tieto peniaze sa potom môžu investovať inde.
Alveno: nástroj pre produktívne spoločnosti, ktoré si cenia svoje peniaze
Najúspešnejšie spoločnosti neustále hľadajú spôsoby, ako ušetriť čas a peniaze. Preto sa tak často spoliehajú na najmodernejší dochádzkový a HR systém Alveno. Vďaka inteligentným funkciám Alveno automatizuje mnohé rutinné procesy, ktoré bežne ukrajujú zákazníkom hodiny a energiu.
Zavádzanie samoorganizujúcich sa tímov: prvé kroky
Prechod zamestnancov z tradičných systémov riadenia na samoorganizované tímy môže byť niekedy náročný. Hoci v samosprávnom tíme odpadá práca spojená s výberom manažéra, pri ich vytváraní je stále potrebné dodržať niekoľko dôležitých krokov. Na čo by ste nemali zabudnúť?
1. Poobzerajte sa po zamestnancoch so správnymi osobnostnými vlastnosťami
Tieto tímy budú úspešné len vtedy, ak sa všetci členovia tímu dobrovoľne, aktívne zúčastnia. Bez šéfov sa nezaobídu zamestnanci, ktorí:
Prvý krok pri zostavovaní samoorganizujúceho sa tímu by mal vždy viesť k vedeniu spoločnosti. Tu sa stanovujú ciele a výsledky. Tieto ciele potom môžete prediskutovať s tímom a dohodnúť sa na tom, podľa čoho sa bude výkonnosť merať.
2. Investujte do školení a budovania tímu
Niektorým ľuďom môžu chýbať technické znalosti. Niektorým by prospelo školenie o tom, ako pracujú tímy bez manažérov. Iný zamestnanec by potreboval kurz o riadení konfliktov. Ak sa potenciálni členovia tímu navzájom dobre nepoznajú, zorganizujte pre nich teambuildingové projekty. Tie vybudujú ich dôveru v kolegov a zlepšia komunikáciu.
3. Zapojte samotný tím
Odovzdajte štafetu svojmu tímu. Jeho členovia si môžu stanoviť, čo chcú dosiahnuť, naplánovať si prácu, definovať zodpovednosti a zhruba nastaviť pracovné procesy. Nezabudnite v tejto fáze nechať k dispozícii niekoho z vedenia, s kým môžu diskutovať o prípadných nejasnostiach.
4. Buďte spravodliví
Každý člen tímu si zaslúži spravodlivé zaobchádzanie a primeranú odmenu. Je preto na vás a na vedení, aby ste zabezpečili, že všetci zamestnanci budú prispievať rovnako a budú mať rovnaké príležitosti.
5. Poskytnite spätnú väzbu
Samoorganizujúce sa tímy nepotrebujú manažéra, aby im hovoril, čo majú robiť. Uvítajú však možnosť pravidelne sa poradiť s niekým z vedenia. Diskutujte o tom, ako sa im darí a ako napredujú. Počas týchto stretnutí máte možnosť navrhnúť prípadné zmeny procesov alebo postupov. Alebo sa uistiť, že tím plní úlohy, dodržiava rozpočet a dohodnuté termíny. Je to tiež dobrá príležitosť spoločne osláviť dobrú prácu.
Ďalšie kroky: samoorganizácia tímov aj vo vašej spoločnosti
Má každý tím potenciál uspieť bez manažéra (bez vedenia a riadenia)? Áno aj nie. Závisí to od cieľov spoločnosti, odvetvia, samotných zamestnancov, ale predovšetkým od manažérov v spoločnosti. Prvotný impulz a zmena musia vždy vychádzať zhora. Manažéri, nadriadení a majitelia sa musia stať partnermi, ktorí pomáhajú a rozvíjajú svojich podriadených: musia sa stať lídrami. Úspešné samostatne riadené tímy, ktoré dostanú potrebnú podporu, sa potom zamestnávateľom odmenia inováciami, zaujímavými nápadmi a vysokou motiváciou.
