Efektívnosť je v mnohých spoločnostiach často spomínaným pojmom. Čo však znamená efektivita a aký je rozdiel medzi efektivitou a produktivitou? Dnes sa pozrieme nielen na význam tohto pojmu, ale dáme vám aj niekoľko tipov, ako byť v práci efektívnejší.
Personalisti strávia v práci každý deň viac ako 30 minút neefektívne. To v prepočte predstavuje viac ako 10 hodín mesačne.
Čo máme na mysli pod pojmom efektivita?
Efektivita sa meria ako množstvo času, ktoré jeden zamestnanec strávi určitou činnosťou v porovnaní s iným zamestnancom. Preto sa nikdy nedá jednoznačne povedať, kto je efektívny a kto nie. Zamestnanec, ktorý je v jednej spoločnosti mimoriadne efektívny, môže byť v inej spoločnosti s rovnakým pracovným tempom sotva priemerne efektívny. Preto vždy porovnávajte v kontexte. Efektivita jednoducho znamená viac práce za kratší čas.
Na jednej strane sa mnohé spoločnosti snažia znížiť počet hodín strávených plnením úloh, pričom neznižujú nároky na hospodársky výsledok. Okrem toho nie je normou, aby bol zamestnanec primerane platený za to, že vykoná viac práce, hoci jeden vysoko efektívny zamestnanec stojí spoločnosť menej nákladov ako dvaja kolegovia navyše.
Na druhej strane cieľom personálneho manažéra je, aby boli zamestnanci spokojní, teda aby odvádzali perfektnú prácu a zároveň boli dostatočne efektívni. Motivovaní zamestnanci sú totiž lojálni a odporúčajú spoločnosť ďalej. Spoločnosti sa teda často snažia nájsť ideálnu rovnováhu medzi počtom efektívnych zamestnancov a ich maximálnou spokojnosťou.
Efektívnosť vs. produktivita – zatiaľ čo pre efektívnosť je kľúčový čas, produktivita sa meria vynaloženou energiou, t. j. koľko energie a iných vstupov bolo potrebných na výrobu výstupov (akéhokoľvek produktu). Produktivita teda znamená urobiť čo najviac s rovnakými zdrojmi.
Buďme spoločenskí, ale nezabúdajme na svoju prácu
Skôr než sa pozrieme na najčastejšie faktory, ktoré negatívne ovplyvňujú efektivitu práce, je vhodné spomenúť, že ľudia sú prirodzene spoločenskí. 83 % respondentov nášho prieskumu nám potvrdilo, že práve spoločenský kontakt je to, čo ich najčastejšie zdržuje od práce. Na krátkom rozhovore s ostatnými kolegami nie je nič zlé, najmä preto, že dôležité pracovné záležitosti sa často dajú vyriešiť medzi rozhovormi o osobných záležitostiach. Mali by sme si však spolu neformálne sadnúť pri káve až vtedy, keď máme vyriešené všetky priority alebo ich máme aspoň naplánované a vieme, kedy chceme prácu dokončiť.
Aké sú časté príčiny nízkej efektivity v praxi?
Zle zadaná úloha
Úloha s nejasným zadaním je čiernou dierou každého plánovania a pravdepodobne najčastejšou prekážkou efektivity práce. Zisťovanie dodatočných informácií na dokončenie úlohy nabobtnáva čas na každom projekte. Ak k tomu pridáte zlú komunikáciu a ďalšie prekážky uvedené v tomto článku, máte problém.
Úlohy bez konečného termínu
Keď úlohy nemajú jasné zadanie, často sa zabúda na termíny. Určite poznáte situáciu, keď potrebujete napríklad uzavrieť ročné hodnotenie nového kolegu, aby ste mali podklad pre prípadné predĺženie zmluvy alebo zvýšenie platu. Potrebujete na to spätnú väzbu, a tak to sebe aj kolegom opakovane pripomínate. Až potom si uvedomíte, že hoci ste povedali, čo presne potrebujete, nestanovili ste termín. Skúste sa teda nabudúce spýtať kolegu, kedy vám bude môcť hodnotenie poskytnúť. Ak vám kolega nechce dať termín, dajte mu ho vy. „Môžeš to urobiť do 14 dní? Skvelé, to bude 30. júna.“ Hneď ti tento dátum zapíšem do kalendára. Uvidíte, že stanovením konkrétneho termínu sa pravdepodobnosť dodania požadovaných materiálov výrazne zvýši.
Zlá komunikácia
Táto téma by stála za samostatný článok. Komunikácia je kameňom úrazu mnohých spoločností a problémom nie je len nedostatok informácií. Okrem toho, že zadanie je zrozumiteľné, pri zadávaní úloh sa často stráca zmysel zadania. Ak máte firme doručiť zoznam neúspešných uchádzačov o zamestnanie za posledných šesť mesiacov, možno sa neubránite myšlienke, že čas, ktorý ste mohli venovať niečomu inému, ste mohli stráviť efektívnejšie. Ak by ste však vedeli, že počet neúspešných uchádzačov sa použije na vyhodnotenie úspešnosti personálnej agentúry, ktorá pre váš IT tím naberá nových kolegov, uvažovali by ste inak. Pretože na základe tejto úspešnosti sa môžu rozhodnúť, či budú s personálnou firmou spolupracovať aj naďalej, alebo agendu presunú na niekoho vo firme – a možno ste to práve vy.
Radiť len vtedy, ak je čo radiť
Na druhej strane, prílišná snaha o komunikáciu má aj svoje nevýhody. Typickým príkladom sú zbytočné alebo neproduktívne porady.
Až 40 % opýtaných personalistov trávi čas neefektívne na stretnutiach, na ktorých sa ani nemusia zúčastňovať.
Skúsili ste sa ospravedlniť zo stretnutia, ktoré pre vás nie je prínosné, s tým, že ak sa na ňom nebude riešiť niečo, čo je pre vaše oddelenie ľudských zdrojov kľúčové, pôjdete sa venovať dôležitej práci? Skúste to, nič nemôže byť horšie ako zostať sedieť na porade.
Spoločnosť bez firemnej kultúry
Firemná kultúra podporuje efektivitu práce a úzko súvisí s komunikáciou. V spoločnosti, ktorej sa cítime byť súčasťou, sa nám pracuje lepšie. Ak sme od spoločnosti odtrhnutí, je pre pracovné tímy jednoduchšie rozvíjať
Mikromanažment
Určite to poznáte. Aj keď sa snažíte a odovzdávate úlohy načas, je tu niekto, kto vám neustále dýcha na krk a potom všetko zhodí zo stola. Ak ste sa stretli s mikromanažérom, viete, že chce všetko vedieť a o všetkom rozhodovať. Pritom však veľmi neefektívne zaberá čas nielen sebe, ale aj všetkým ostatným, ktorí sa na projekte podieľajú. Okrem toho tím stráca iniciatívu, pretože všetci vedia, že mikromanažér si vždy vynúti svoje riešenie. Tu pre vás, žiaľ, nemáme žiadnu radu. Tento bod sa týka hlavne mikromanažéra, ktorý si musí uvedomiť, že najefektívnejším spôsobom je vybudovať nezávislý tím.
Určite ste si všimli, že uvedené zlozvyky, ktoré bránia efektivite práce, sa vo firme často vyskytujú spoločne. Všetko sa vždy začína a končí pri ľuďoch, preto je vhodné začať od seba. A ak nie ste manažér, nevadí, začnite aj tak, možno niekomu otvoríte oči. V ďalšom článku vám poskytneme konkrétne tipy, ako zefektívniť svoj pracovný deň. A predtým, ako vám zaželáme úspešný deň, máme pre vás poslednú radu.
Digitalizujte
Technologický pokrok 21. storočia priniesol nespočetné množstvo systémov, ktoré môžu zefektívniť vašu prácu. My sme sa vydali cestou digitalizácie našej agendy evidencie dochádzky. Náš najmodernejší dochádzkový systém Alveno je intuitívny systém, ktorý vám umožní jednoducho zadávať čas, nech ste kdekoľvek. Jediné, čo potrebujete, je prístup na internet. Navyše z neho môžete na konci mesiaca jednoducho exportovať všetky údaje o zamestnancoch a poslať ich účtovníkovi ako podklad pre mzdový systém.
A našou horúcou novinkou je pokročilý personálny systém, ktorý vám pomôže digitalizovať vaše personálne procesy. Ukladajte zmluvy, evidujte majetok, vytvárajte hodnotiace dokumenty. Všetko pomocou intuitívneho systému drag and drop, ktorý vám umožní organizovať údaje spôsobom, ktorý vám najviac vyhovuje.
Vedeli ste, že 50 % personalistov trápi v práci byrokracia? Vypĺňajú papier za papierom, tabuľku za tabuľkou atď. Ušetrite čas vďaka dochádzkovému a personálnemu systému Alveno.
